Гостиничный бизнес в России

Ты должен знать как это работает

Member Area
(5 голоса, среднее 3.40 из 5)
Гостиничный бизнес за рубежом - Гостиничный бизнес за рубежом
Индекс материала
2.1 Конгрессное обслуживание
Менеджеры гостиниц
Ситуация
совместное совещание
Все страницы
Ситуация. Гостиница получила заказ на проведение конгрессного мероприятия. Как должен проходить процесс подготовки к такому обслуживанию?

  1. Если размещение для группы забронировано, Исполнительный директор должен изучить всю переписку по данному делу для того, чтобы выяснить, что известно о характере требуемого обслуживания и какие вопросы остались еще нерешенными. Поступающая информация анализируется много раз задолго до начала проведения мероприятия.
  2. Исполнительный директор информирует Заказчика о своем назначении и в дальнейшем осуществляет непосредственные контакты с ним. На этой стадии, однако, коммерческий директор гостиницы продолжает выполнение своих функций, поскольку он не может самоустраниться от возложенных на него обязанностей.

Имеет значение и тот факт, что организаторы конференции могут быть лично знакомы с коммерческим директором длительное время и полностью ему доверяют. Передача полномочий другому человеку на этой стадии может оказаться болезненной, поэтому она происходит плавно, с тем чтобы организаторы ближе познакомились с Исполнительным директором и между ними установились доверительные отношения.

  1. Исполнительный директор берет на себя дальнейшее ведение этого дела. Используя письма, телефон и личные контакты, он начинает готовить ответы на три главных вопроса: бронирование, программа и цена.

4.  Подробности программы выверяются в результате непосредственного обсуждения с организаторами совещания.

В идеальном случае такая встреча и обсуждение проходят не позднее, чем за четыре месяца до начала мероприятия. Во время обсуждения Исполнительный директор постепенно, пункт за пунктом, определяет каждый элемент программы.

  1. Приблизительно за месяц до начала мероприятия проводится совещание со всеми руководителями служб, где обсуждается вопрос о том, как и какие группы будут прибывать, а также уточняется подробный план (спецификация предоставляемого обслуживания) проведения мероприятия. Такой план (спецификация) является единственным важнейшим документом процесса обслуживания конгрессного тура, который дает служащим гостиницы возможность всестороннего изучения программы мероприятия.
  2. За 2-3 дня до открытия конференции проводится предконгрессное собрание, на котором присутствуют руководители всех служб гостиницы. В присутствии организаторов мероприятия не спеша, со всеми подробностями обсуждается программа обслуживания.



 

Статистика сайта